*Rappel : poste de commis à l’accueil et secrétaire

*Rappel : poste de commis à l’accueil et secrétaire

22 Mar 2021

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La Ville de Carignan, située à moins de trente (30) kilomètres de Montréal, avec une population de 11 000 résidents et membre de la CMM, propose un cadre de vie exceptionnel. Fière de son allure champêtre, de ses racines agricoles et de ses milieux naturels d’exception, elle se développe sur des bases solides, adhère aux principes du développement durable et offre des services de qualité à ses citoyens.

Description

Poste à temps plein avec possibilité d’embauche permanente après une période de probation conventionnée. Sous la direction du supérieur immédiat, il ou elle est responsable d’un ensemble de tâches reliées au travail de commis à l’accueil et secrétaire et assure l’exécution de toute autre tâche connexe.

Sommaire des tâches

  • Agit à titre de 1er ou 2e répondant dans l’équipe du Service aux citoyens.
  • Utilise des appareils tels qu’ordinateur, photocopieur ou tout autre équipement relié à des activités de bureau;
  • Accueille les citoyens au comptoir de l’hôtel de ville ou reçoit leurs appels, répond au meilleur de ses connaissances en se basant sur une base de données complète;
  • Consigne son acte de service dans le logiciel PG qui inclut l’inscription de plaintes, requêtes et demandes d’information ne requérant pas de connaissances techniques spécifiques;
  • Veille à l’entrée et à la mise à jour de diverses données;
  • Renseigne les contribuables sur toutes les questions de base liées à leur compte de taxes municipales;
  • Procède aux encaissements;
  • Transfert les institutions bancaires, les notaires, les promoteurs ou tout autre professionnel au gestionnaire désigné;
  • Applique les tarifs applicables à la réglementation municipale ou à différentes demandes de permis et à leur émission, perçoit les montants exigés, émet les reçus, procède aux écritures selon les directives;
  • Effectue les réservations pour les activités, la location d’équipement ou de salle et la prise de rendez-vous avec un inspecteur municipal;
  • Dépouille, trie, estampille et distribue la correspondance entrant à la municipalité;
  • Prend en note les informations et les instructions diverses provenant des différents Services municipaux;
  • Tient à jour l’agenda de son supérieur immédiat;
  • Ouvre, indexe et prépare des dossiers : tient à jour les systèmes de classement, registres, échéanciers, agendas;
  • Assume la rédaction et la correction de la correspondance, procès-verbaux et outils de communications;
  • Organise, classifie et archive les documents, dossiers et fichiers du Service;
  • Assemble les documents suivant un ordre logique, chronologique ou alphabétique et effectue la distribution aux personnes et aux directions concernées;
  • Assure le suivi des divers projets pilotés par son département et en fait la mise à jour;
  • Prépare les bons de commande selon les instructions de son supérieur; voit à commander les effets simples demandés par son supérieur; rassemble toutes les pièces justificatives pertinentes aux factures acheminées à sa direction, vérifie si les numéros d’approbation indiqués sur les commandes ou réquisitions correspondent bien au bon poste budgétaire; effectue les recherches lors d’anomalie;
  • Assure les commandes de papeterie, de bureautique, meubles et autres denrées pour l’hôtel de ville;
  • Prépare les réunions pour son Service;
  • Assure la préparation et la présentation des rapports et des propositions soumis au Conseil dans le système;
  • Cette description n’est pas limitative et elle contient les éléments principaux à accomplir. L’employé peut être appelé à s’acquitter de toute autre tâche connexe demandée par son supérieur; les tâches demandées n’ont pas d’effet sur l’évaluation.

Exigences et compétences

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles en bureautique au secondaire (DEP) ou l’équivalent;
  • 6 mois à 1 an d’expérience;
  • Connaissance du milieu municipal, un atout;
  • Aptitudes en communication et qualités personnelles en lien avec le service à la clientèle;
  • Excellente maîtrise de la langue française orale et écrite;
  • Connaissance pratique et fonctionnelle de la langue anglaise;
  • Bonne connaissance de la bureautique et des logiciels couramment utilisés dans le cadre du travail de bureau (traitement de texte, chiffrier électronique, base de données, etc.);
  • Habiletés de planification et de coordination, capacité à mémoriser l’information et sens de l’organisation.

Rémunération

La rémunération et les conditions de travail sont établies selon la convention collective en vigueur.

Toute personne intéressée est priée de faire parvenir son curriculum vitae au plus tard le 25 mars à 12 h à l’adresse suivante :

Élaine Magnan

Direction des communications, relations publiques et citoyennes

Ville de Carignan

2555, chemin Bellevue

Carignan (Québec) J3L 6G8

Télécopieur : 450 658-2676

Courriel : info@villedecarignan.org

 

 

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, mais communiquerons uniquement avec les candidats retenus.

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